Si chiamano webinar i seminari svolti mediante il web (web seminar), differenziandosi così dai seminari in aula, dove la presenza fisica fa la differenza. Il lockdown e poi le restrizioni conseguenti hanno abituato tutti noi a gestire a distanza riunioni, meeting, eventi di formazione, convegni e ogni altra situazione caratterizzata dalla presenza in aula fino a poco tempo fa.

Molti hanno vissuto momenti di difficoltà inizialmente, dovuti a mancanza di abitudine, carenza di competenze tecnologiche e risorse inadeguate, come computer di nuova generazione, webcam e microfoni. Man mano che passavano i mesi, tuttavia, ciascuno di noi ha messo mano a questi gap, colmandoli con l’esperienza sul campo, corsi di formazione, acquisti tecnologici. Sta di fatto che oggi, a distanza di oltre un anno dall’inizio di tutto ciò, ogni avvocato e ogni studio legale si è dotato degli strumenti necessari per poter condurre la professione a distanza. Alcuni sono addirittura diventati assidui utilizzatori attivi e passivi di webinar. È arrivato il momento, quindi, di fare il punto della situazione “a bocce ferme” e fare chiarezza su cosa si potrà fare in futuro con queste nuove piattaforme.

Webinar ed e-learning

Cominciamo con fare chiarezza sulla terminologia utilizzata. Webinar ed e-learning non sono la stessa cosa. Con il termine webinar si fa riferimento ai web seminar, quindi a eventi formativi o relazionali (riunioni e meeting) che avvengono in diretta mediante l’utilizzo di piattaforme digitali. Con e-learning, invece, si fa riferimento alla formazione che avviene a distanza mediante video registrati e fruibili in qualunque momento. In pratica, se con il vostro studio legale organizzerete una serie di eventi, quali tavole rotonde (digital round table), confronti su tematiche (digital talk), oppure formazione (web seminar), tutti questi saranno considerati webinar, o live seminar. Qui la caratteristica è che il partecipante fruisce in diretta dell’evento, può fare domande (a seconda della piattaforma e delle regole prefissate) e quindi partecipa attivamente all’evento.

Diverso è il discorso per l’e-learning, dove potete registrare dei clip video (circolari, videointerviste, approfondimenti tematici) e caricarli sul canale Youtube di studio, oppure di Vimeo, o metterli direttamente sui canali social di studio (Linkedin, Facebook, Instagram).

Realtà virtuale e realtà digitale

Anche su questi termini va fatta un po’ di chiarezza, altrimenti il rischio è di utilizzarli in modo improprio. La realtà è “digitale” ogni qual volta viene riprodotta mediante una piattaforma elettronica che la “digitalizza”, appunto. Tuttavia, sempre di realtà di parla, semplicemente non più analogica (fisica), ma digitale. Pertanto, un convegno online svolto su piattaforma Zoom, piuttosto che una riunione su Teams, oppure un colloquio su Skype, sono tutte forme di realtà digitale. Aprire una stanza su Zoom vuol dire aprire una stanza digitale, che accoglierà metaforicamente il nostro incontro, dove le persone sono reali, ma non in presenza fisica, bensì digitale.

Diverso è il concetto di “virtuale”, cioè non esistente nella realtà, come può essere uno sfondo virtuale, che simula un paesaggio, oppure un videogiochi, che crea un contesto costruito interamente mediante computer.

Diverso ancora è il concetto di “realtà aumentata”: si tratta di una ricostruzione digitale di una realtà a cui si aggiungono elementi per “aumentarla”, appunto. Un esempio classico è rappresentato da Google maps e, più in generale, da tutte le mappe a cui siamo abituati, che presentano nomi di strade, distanze, limiti di velocità, indicazioni di percorrenza etc.

Quali webinar per uno studio legale?

Lo scopo di un webinar può essere molteplice, in quanto è uno strumento molto comodo per chi lo organizza e per chi partecipa.

Distinguiamo due tipologie di webinar:

1. Webinar rivolti all’interno dello studio legale

2. Webinar rivolti all’esterno dello studio legale

Webinar interni

Nella prima tipologia rientrano tutti i webinar che lo studio può organizzare per fare formazione interna diretta al knowledge sharing, cioè condivisione del sapere per la crescita dei collaboratori di studio. Buona regola sarebbe quella di organizzare periodicamente momenti di condivisione interni e di formazione, in modo da continuare a tenere aggiornate le competenze tecniche degli avvocati e dello staff, condividere valori e informazioni e coltivare la corporate identity. Dopo l’esperienza dello smart working, che ha visto anche negli studi legali turnover di collaboratori per non affollare gli uffici e mantenere così il distanziamento sociale, ci siamo abituati a fare riunioni digitali mediante piattaforme come Zoom, Teams, Google Meet; allo stesso modo, ci siamo abituati ad organizzare eventi di formazione online a cui i collaboratori possono partecipare dalle diverse sedi in cui si trovano. L’uso dei webinar interni è stato uno strumento che ha risposto ad esigenze organizzative prima di tutto.

Webinar per clienti e prospect

Diverso, invece, può essere l’uso dei webinar rivolto ai clienti e ai prospect. Qui dobbiamo dividere ulteriormente le situazioni in cui si possono organizzare questi eventi digitali. Se decidiamo di rivolgerli ai già clienti di studio, il webinar assumerà la funzione di strumento di fidelizzazione dei clienti e di offerta di servizi (a pagamento o gratuiti) aggiuntivi rispetto alla consulenza legale. Lo studio legale potrà così organizzare webinar diretti al singolo cliente laddove ne ravvisi l’esigenza: per esempio, per aggiornare o formare un singolo settore o ufficio dell’azienda cliente (ufficio HR, ufficio legale etc.).

Nel secondo caso, webinar rivolto a prospect, quindi potenziali clienti, la funzione sarà strettamente marketing: content marketing, per la precisione. Quindi lo studio legale cercherà contenuti corrispondenti a novità normative o giurisprudenziali, aderenti al proprio core business e ritenuti in linea con l’interesse del pubblico che intende attrarre. Mediante il webinar lo studio cercherà di dimostrare la propria competenza e il proprio stile, in modo che chi avrà l’occasione di seguire il webinar possa conoscere e un domani usufruire delle competenze dello studio. In questo caso, molto più che nei precedenti webinar rivolti ai collaboratori e ai già clienti, sarà fondamentale la qualità del webinar sia nei contenuti, ma anche nello stile. A cosa, dunque, bisogna far attenzione nei webinar svolti con scopi marketing? Vediamolo subito.

Come realizzare un webinar efficace

Un webinar con funzione promozionale dell’attività professionale, quindi marketing, deve innanzitutto essere ben organizzato e gestito. Partiamo dunque dalla strumentazione essenziale perché sia professionale l’esito e non dilettantistico:

1. Linea Internet di qualità: sembra banale, ma spesso si assistono a webinar dove la linea si interrompe, il video si blocca, la voce saltella, rendendo l’esito finale disastroso. Procuratevi possibilmente una linea ad alta velocità in fibra, oppure se l’ADSL fate prima le dovute prove e test con i materiali che vorrete condividere nel webinar (video, slide, documenti).

2. Webcam di qualità: cercate di utilizzare webcam di qualità, che quindi non distorcano i colori, che ottimizzino la luce e che mettano correttamente a fuoco il soggetto inquadrato. Anche questo sembra banale, ma se ne vedono di tutti i colori.

3. Audio di qualità: quasi sempre l’audio preinstallato in un computer non è di qualità, perché i microfoni ambientali non sono in linea di massima (se escludiamo gli ultimi device Apple) fatti per i webinar, ma per brevi riunioni, per cui l’audio risulta poco gradevole, pieno di eco, rimbombi vari e distorsioni. Procuratevi un microfono a condensatore, oppure microfoni dinamici (i migliori), con relativo amplificatore. Ce n’è per tutti i gusti in termini di prezzo e di prestazioni: l’importante è avere un audio di qualità, per evitare di pregiudicare l’esito del webinar.

4. Sfondo: in quest’ultimo anno si sono viste cose al limite del ridicolo quanto a contesti e sfondi. Da avvocati che trasmettevano dalla cameretta dei figli con il canestro appeso al mobile della camera, a chi trasmetteva dalla cucina con le pentole che andavano, o chi dalla camera da letto con i cuscini in bella vista. Ecco tutto questo non ha nulla a che vedere con un esito professionale, che richiede anche un contesto professionale che accolga il webinar. La soluzione più economica è piazzare il monitor in una posizione dove alle spalle si abbia un muro monocolore, una tenda o comunque una libreria, quindi uno sfondo neutro o che richiami l’ambiente di studio. Qualora ciò non sia possibile, possiamo utilizzare alcune funzioni avanzate delle piattaforme webinar, quali la funzione di “sfocare” lo sfondo, oppure di sostituirlo con uno sfondo virtuale, quindi con una immagine. Qui prestate attenzione, però: infatti, la sostituzione dello sfondo con uno virtuale deve avvenire in modo puntuale e non approssimativo e ciò è possibile se vi siete dotati di uno green screen. In sostanza, dovete acquistare un telone (ce ne sono di tutti i tipi online) verde e indicare alla piattaforma webinar che lo state utilizzando, in modo che in automatico sostituirà tutto ciò che è verde con la fotografia di sfondo che avete scelto come sfondo virtuale.

5. Angolo di ripresa: la webcam va messa all’altezza degli occhi. Questa è la posizione ideale per un webinar. Invece, vediamo webcam piazzate su tavoli bassi, oppure su alture non meglio identificate, che rendono l’angolo di ripresa quantomeno bizzarro e poco professionale.

Prima di chiudere questo breve excursus sui webinar per legali, che potranno riguardare approfondimenti della normativa, magari in occasione di una novità, oppure di un orientamento giurisprudenziale, o ancora una tavola rotonda con diverse professionalità per una visione multidisciplinare della materia, è necessario aggiungere che i webinar con scopi promozionali e marketing devono essere adeguatamente promossi e per fare ciò i social network sono ideali: Linkedin, Facebook, Twitter. Potrete inoltre scegliere di far registrare le persone interessate ad una landing page appositamente costruita, in modo da avere poi i loro indirizzi email e rimanere in contatto, oppure rendere libero l’accesso al webinar trasmettendo direttamente la diretta sui social. Diverse piattaforme permettono di fare ciò, per esempio StreamYard e Zoom.

In conclusione, il webinar rappresenta uno strumento multifunzionale estremamente flessibile, comodo, economico ed efficace, se utilizzato correttamente e all’interno di un piano strategico di marketing e di comunicazione dello studio legale.